Slepen in Outlook

Een goed contactpersonenbestand in Outlook is voor mij onmisbaar. Je kunt naam, e-mail- en postadres toevoegen, maar ook noteren op welke dagen iemand werkt, wie de secretaresse is of andere bijzonderheden. Een gedoe om ze toe te voegen? Niet als je de sleeptruc kent!

Een nieuwe contactpersoon aanmaken in Outlook kan iedereen. Maar probeer eens te slepen, dan ben je veel sneller.

Slepen is slim!
Want wist je dat je een e-mailbericht ook naar ‘Contactpersonen’ kunt slepen? Slim en snel!

Hoe sleep je?
Je ontvangt een mail van een collega-secretaresse van een ander bedrijf en je wilt haar toevoegen aan je lijst met contactpersonen. Ga met je linker muistoets op die e-mail staan in je postvak in en sleep het e-mailbericht naar het woord ‘Contactpersonen’ onderin je scherm. Zodra je het woord ‘Contactpersonen’ raakt, laat je je muis los. Je ziet dat de gegevens uit je e-mail (naam en e-mailadres) nu in de juiste velden terechtkomen.

Notities
De tekst uit je e-mail komt in het grote notitievak terecht. Wat ik zelf handig vind, is om vanuit de handtekening die nu in dat notitievak staa, alle gegevens naar de juiste plek te slepen. Bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, website. Met CTRL + A (alles selecteren) en delete, verwijder je vervolgens alle gegevens. Als er overigens staat ‘werkt van maandag t/m donderdag’ of iets dergelijks, dan laat ik dat staan, altijd handig om te bewaren.

“Dubbele espresso weer voor u?”
Nog één truc uit mijn trukendoos: ik vul bij frequente bezoekers graag in hoe ze hun koffie drinken. Het ‘dubbele espresso weer voor u?’ heeft al regelmatig voor verbaasde én lachende gezichten gezorgd. In het notitievak kun je natuurlijk allerlei gegevens kwijt, die handig zijn om te bewaren. Je kunt met collega’s de gespreksnotities hierin bijhouden bijvoorbeeld.

Contactpersonen van je manager?
Nu wil je vast weten of je een e-mail uit jouw inbox kunt slepen naar de contactpersonenlijst van je manager. Een snelle manier om van een e-mailbericht een contactpersoon te maken in de lijst van je manager, is de e-mail te slepen naar contactpersonen, zoals hierboven beschreven. Daarna kies je voor ‘Opslaan en sluiten’ en sleep je de contactpersoon van jouw contactpersonen naar die van je manager.

Slim en snel!

Is het je gelukt een e-mail naar contactpersonen te slepen? Probeer dan ook eens een e-mail te slepen naar Taken of Agenda.

Véél meer van deze tips om efficiënter en effectiever te gaan werken, leer je tijdens de training Outlook slim & snel. Op 2 mei is de eerstvolgende training Outlook op basis van open inschrijving en informeer naar individuele of incompany trainingen!

Een fijne dag vandaag,

Door | 2017-10-18T14:50:53+00:00 5 februari 2017|Outlook, Secretaresse, Tips|0 Reacties

Over de auteur:

Wilma Nedermeijer is expert en trainer in slim werken met Microsoft Office (365). Wilma leert je, als certified Microsoft Office Specialist, hoe je tijd kunt besparen door efficiënt te werken met de tools die je al in huis hebt. Regelmatig wordt ze gevraagd voor het geven van interactieve en inspirerende presentaties aan (directie)secretaresses.

Geef een reactie