Outlook, we werken er al járen dagelijks mee. Maar wist je ook dat Outlook veel van werk van je kan overnemen? Stel je eens voor dat je dagelijks onnodig werk doet. Al jaren verrassen we dagelijks zowel beginner als expert met Outlook-geheimen die diréct invloed hebben op hun dagelijks werk. Het wordt allemaal steeds makkelijker en je bespaart tijd. Wie wil dat nou niet?

Outlook web app, mooie nieuwe functies

Ken je de verschillende versies van Outlook? De Outlook mobile app ken je vast wel, een mooi woord voor Outlook op je telefoon. De Outlook desktop app is de versie waar je al jaren in werkt. Maar… ken je de Outlook web app al? Het is écht de moeite waard hier eens naar te kijken. Binnen Nedermeijer Office gebruiken we ‘best of both worlds’. Bepaalde nieuwe functies van de web app zijn wel zó gaaf dat we intussen dagelijks in de web app te vinden zijn, met de desktop app nog steeds als basis overigens. We vinden bijvoorbeeld de regels en snelle stappen veel geavanceerder in de desktop app en de agenda flexibeler met het kopiëren en plakken van afspraken.

In de web app zitten een paar superslimme en tijdsbesparende functies die je écht niet mag missen. Deze slimme mogelijkheden besparen jou direct tijd. Wie wil dat nou niet?

Onze Outlook slim & snel-training (voor iedereen) en onze Outlook-experttraining voor assistants gaan 90% over de desktop app, maar ik heb écht tijd moeten inruimen voor de web app want o o o wat een mooie updates! We geven de training Outlook web app intussen ook apart, zoveel moois is er te vertellen. Wist je bijvoorbeeld dat de zoekfunctie in de web app véle malen beter werkt? Wist je dat je een vergaderverzoek in BCC kunt versturen of dat je deelnemers (of alleen jezelf) aan een vergadering automatisch bijvoorbeeld twee dagen van te voren kunt herinneren aan het indienen van agendapunten? Met één druk op de knop. En wat dacht je van regels maken en een ‘out of office’ instellen voor de gedeelde mailbox?

In de web app telde ik vandaag (7 juni 2023) maar liefst 18 slimme mogelijkheden (die niet in de desktop app zitten) en dat kunnen er morgen al veel meer zijn. Eén daarvan is ‘vergaderverzoek in BCC’, een vergaderverzoek verzenden zónder dat de genodigden elkaars e-mailadres zien. Hier heb ik al eerder een blogpost over geplaatst, je leest ‘m hier.

In deze blogpost zet ik één slimme functie in de spotlight die niet in desktop app zit, maar wel in de web app. Je komt in de Outlook web app door te gaan naar https://www.outlook.office.com. Ik ga er dan vanuit dat je met Microsoft 365 werkt.

Aparte training of webinar met ál deze updates?

Een aparte training of webinar waarin we alle Outlook web app updates behandelen, kan natuurlijk sowieso incompany (via Teams) maar we zetten ook webinars op de agenda met al het moois dat de Outlook web app te bieden heeft en al het moois dat nog gaat komen. Op 2 november 2023 om 13.00 uur is de volgende! 

Tipje van de Outlook web app sluier

Hoe gaaf zou het zijn als je per vergaderverzoek, of voor een hele reeks, kunt bepalen dat jij óf jij en de genodigden een herinnering ontvangen mét tekst? Denk bijvoorbeeld aan een mt-vergadering die je elke maand hebt en je wilt dat de mt-leden een week voorafgaand aan de vergadering automatisch een bericht krijgen waarin je ze herinnert aan het indienen van agendapunten. Dit is één van de mooie nieuwe functies in de Outlook web app.

Ga naar https://www.outlook.office.com om in de Outlook web app te komen en log in met de gegevens van je organisatie.

  • Ga naar de agenda en maak een vergaderverzoek aan (of open een bestaand vergaderverzoek), zorg ervoor dat er genodigden in je vergaderverzoek staan.
  • Kies in het lint ‘het wekkertje’
  • Kies onderaan voor ‘E-mailherinnering toevoegen’
  • Kies nogmaals ‘E-mailherinnering toevoegen’
  • Kies het gewenste tijdsbestek, of (als het geen terugkerend vergaderverzoek is) ‘Aangepast’.
  • Voeg de tekst toe die je aan de genodigden wilt sturen
  • Vink ‘Update verzenden naar deelnemers’ aan als je wilt dat niet alleen jij, maar ook de genodigden dit bericht ontvangen
  • Kies opslaan
  • Test dit eerst uit door een test-vergaderverzoek te maken aan bijvoorbeeld je naaste collega, dan zie je wat er gebeurt en hoe de ‘herinnering’ eruit ziet.

Veel succes!

Wilma