Werk je met Office 365 of ga je ermee werken? Zet Teams dan bóvenaan je lijst van nieuwe dingen die je wilt gaan ontdekken.

Teams is de plek waar alles samenkomt, de spil van je werk. Teams is leuk, Teams is ‘de toekomst van (samen)werken’. Microsoft noemt het een ‘chat-based workspace’. Maar het is niet alleen een tool om te chatten, het is nog veel meer.

Wat is Teams?
Teams is je ‘startpagina’, je basis waar vanuit je bijna alles kunt doen wat je wilt. In Teams communiceer je met je collega’s, je maakt een planning aan voor jezelf of je team(s), je kunt vanuit Teams meteen bij je bestanden en hieraan tegelijkertijd samenwerken met je collega. Ook is Teams ideaal voor het videobellen of videovergaderen. Een voorbeeld uit mijn eigen praktijk. Ik heb een Team met een paar collega’s, waarin wij kennis delen, elkaar vragen stellen, ons OneNote notebook vullen, bestanden opslaan en waar wij in (video)vergaderen. Het is een alles-in-één-oplossing die er ook nog eens toegankelijk en leuk uitziet.

“Teams is leuk, Teams is de toekomst van (samen)werken”

Channels of kanalen
Elk Team heeft één of meerdere kanalen. Kanalen kun je vergelijken met thema’s of onderwerpen die spelen binnen je team. Stel dat wij een secretariaat vormen en een Team aanmaken, we noemen het ‘Secretariaat rvb’. Binnen dat Team maken we dan ‘kanalen’ per onderwerp. Een kanaal ‘Overdracht’, ‘Productiviteit’ (voor al onze slimme Office-tips!) en een kanaal ‘Personeelsevent’ (voor de organisatie van het event wat we aan het organiseren zijn). Binnen elk kanaal kun je chatten over dat onderwerp, elkaar taggen, berichten liken. Maar elk kanaal heeft bijvoorbeeld ook een map voor bestanden (=SharePoint), een OneNote notebook en/of een Planner.

Planner
In het kanaal ‘Personeelsevent’ voeg ik een tabblad toe voor de app Planner. Planner is ideáál om acties en checklists in te zetten, bij te houden, te coördineren, aan elkaar toe te wijzen en (yes!) af te vinken. Je ziet waar je collega mee bezig is en vice versa. In het kanaal ‘Productiviteit’ voeg ik een tabblad toe waarmee ik direct de blogpagina van de website van Nedermeijer Office kan inzien. Met één druk op de knop zijn we (zonder Teams te verlaten) op de pagina met al die handige tips en trucs 🙂.

“Van mailen naar delen”

Samenwerken aan bestanden
Je kunt ook bestanden opslaan in je Team, want zonder dat je het merkt, is er bij het maken van je Team automatisch een SharePoint site aangemaakt. Het mooie is dat je vanuit je Team zó bij de betreffende documenten kunt komen. Maar dat is nog niet alles. Vanuit je Team kun je direct tegelijkertijd samenwerken aan een bestand, ook weer zónder Teams te verlaten (uiteraard kun je er ook voor kiezen dit in je vertrouwde Word 2016 te doen).

“Krijg ik er nu wéér wat nieuws bij?”

Andere mindset: van mailen naar delen
Ja hallo, krijg ik er nu wéér wat nieuws bij? Ja inderdaad er komt iets (heel gaafs!) bij en je moet er naartoe om je informatie te halen. Maar als je in Teams bent, hoef je eigenlijk niet meer weg, want je hebt vrijwel alles bij de hand en alles is met elkaar verbonden. Nu wordt alle informatie via e-mailberichten in Outlook naar je toegebracht, de hele dag door, de informatie komt op je af of je het nu wilt of niet. Met Teams ga je ‘van mailen naar delen’ en ‘van brengen naar halen’. Je mailt je informatie niet meer, je deelt het in je Team. Je haalt je informatie op op het moment dat jij dat wilt. Alles bij elkaar. E-mail in Outlook gebruik je voor externe contacten, voor de communicatie met je collega’s gebruik je Teams.

Zomaar een klein tipje van de sluier van wat Microsoft Teams kan betekenen voor jouw productiviteit en die van je teamleden. Heb je interesse in een inspirerende training Teams gericht op jóuw praktijksituatie? We kunnen niet wachten ook jou te inspireren. Neem contact op en laat ons jullie leren hoe je Teams efficiënt kunt inzetten.

Fijne dag!

Wilma