Ga je werken met Office 365 dan kun je natuurlijk blijven werken zoals je altijd al deed. Zonde! Office 365 biedt zoveel voordelen ten opzichte van de traditionele manier van werken. Bespaar tijd door óptimaal gebruik te maken van Office 365. Je krijgt er een aantal prachtige programma’s bij die je helpen in je productiviteit. Daarover later meer. In deze blogpost wil ik het graag met je hebben over ‘mindset’.

Een bekend gezegde “Als je blijft werken zoals je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg.” Zonde natuurlijk om zulk mooi ‘gereedschap’ niet te gaan gebruiken. Dat is net als het stratenboek blijven gebruiken in je auto, omdat dat toch ook altijd prima ging.

Andere mindset
Je kunt Outlook, OneNote, Word, Excel en de andere Office-programma’s blijven gebruiken zoals je altijd al deed, tot zover niets spannends. Wil je écht de voordelen van Office 365 ervaren, dan zijn een andere mindset en andere werkafspraken cruciaal: ‘van mailen naar delen’ en ‘van brengen naar halen’.

Van mailen naar delen
Werk je met Office 365, dan sla je je bestanden op op OneDrive of SharePoint (in de cloud). Dit heeft als voordeel dat je bestanden met elkaar kunt delen (en niet meer hoeft te mailen), er tegelijkertijd aan kunt werken en dat ze altijd, overal en op al je apparaten beschikbaar zijn.

Een praktijkvoorbeeld. Ik stuur aan drie collega’s een concept offerte met de vraag of ze even willen meelezen en reactie willen geven. Stel nou dat dat een Word document is en dat ik het aan die drie collega’s mail. Tegen de tijd dat ik reactie terug heb zijn er al (even rekenen.. 12 versies van dit document: 4 x in verzonden items, 4 x in onze inboxen en we hebben ‘m ook allemaal ergens opgeslagen). Als je je bestand in de cloud (op OneDrive of SharePoint) opslaat, dan kun je tegelijkertijd in een document werken, erover chatten met elkaar. Er is nooit discussie over wat nou de laatste versie is, want er is er maar één!

De inspirerende en praktische ‘training Office 365, was volledig gericht op ons werkproces. Wát een eyeopeners!

Van brengen naar halen
“Help! Ik baal van mijn overvolle inbox, ik overzie het niet meer.” Voordat je met Office 365 werkte (en misschien nu nog) werd er waarschijnlijk veel heen en weer gemaild. Je werkdag werd misschien bijna beheerst door e-mail. Office 365 biedt je de mogelijkheid te gaan van brengen naar halen: in plaats van dat er de hele dag informatie naar je toe gebracht wordt in Outlook, ga je je informatie halen op de plek waar het staat. Dat betekent: veel minder e-mail.

Een praktijkvoorbeeld. Ik wil van mijn teamleden weten hoe zij denken over de frequentie van het verzenden van de nieuwsbrief. Als ik die vraag per e-mail zou sturen, dan krijgen de teamleden een e-mailbericht in hun inbox en krijg ik van iedereen een e-mailbericht terug met hun mening. Dat kan in Office 365 makkelijker en sneller. Namelijk: ik kan de vraag stellen in Teams, ik kan een poll maken in een e-mailbericht of Teams of ik maak, als het wat uitgebreider is, een Form aan. Office 365 verzamelt alle antwoorden voor me, heel overzichtelijk.

De training ‘Slim (samen)werken met Teams’ heeft ons team veel gebracht. We mailen intern nauwelijks meer!

Afspraken maken
Natuurlijk valt of staat een nieuwe werkwijze met het maken van afspraken met je collega’s of organisatiebreed beleid. Onderschat dit niet. We hebben al veel mooie initiatieven zien stranden door het ontbreken van goede afspraken. Ook hierin kunnen we je adviseren.

Inspirerende praktische training
Je hebt het vast al eerder voorbij zien komen: overgaan naar Office 365 en Teams is 20% techniek en 80% changemanagement en training. Vergeet deze laatste ook niet, zonder een écht goede training mis je een stevige basis om (met plezier!) optimaal gebruik te maken van je nieuwe dagelijks gereedschap. Tijdens een training maken we gebruik van jóuw werkomgeving, zodat je meteen praktisch aan de slag kunt en je direct de voordelen ervaart van deze manier van werken.

Veel meer mooie apps
In een volgende blogpost vertel ik je graag meer over de mooie extra apps die je in Office 365 kunt gebruiken om tijd te besparen, hoe wij zélf werken in Office 365 en welke apps we daarbij gebruiken en tips over hoe je je collega’s overtuigt van de voordelen.

Laat Office 365 vóór je werken. Slim werken wérkt. Ook voor jou!

Wilma