Een bevestiging, een bestelling, een korte uitleg of een reminder. Je typt ze elke keer opnieuw. Omdat je denkt dat het zó gebeurd is.

Ik zie dit bij veel assistants terug. Juist daarom vind ik deze functie zo waardevol.

In de Nieuwe Outlook kun je terugkerende e-mails eenvoudig opslaan als sjabloon. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en zorgt voor rustige, consistente communicatie.

Waarom werken met sjablonen zoveel oplevert

Terugkerende e-mails lijken klein, maar ze kosten ongemerkt veel tijd. Zeker als je onder druk werkt of meerdere mailboxen beheert, sluipen er snel verschillen of foutjes in.

Met sjablonen:

  • typ je teksten niet steeds opnieuw

  • blijft je toon en inhoud consistent

  • verklein je de kans op fouten

  • werk je sneller en met meer rust

Voor assistants is dit geen luxe, maar een praktische en makkelijke manier om efficiënter en slimmer te werken.

Wat zijn e-mailsjablonen in de Nieuwe Outlook?

Een e-mailsjabloon is een vooraf opgeslagen e-mail die je later met een paar klikken opnieuw kunt gebruiken. De basis staat al klaar. Jij hoeft alleen nog te controleren en eventueel aan te passen aan de situatie.

Denk aan:

  • bevestigingsmails

  • standaard uitleg

  • reminders

  • terugkerende antwoorden

Alles wat je vaker dan één keer verstuurt, is eigenlijk al geschikt als sjabloon.

Sjablonen gebruiken in gedeelde postvakken

Sjablonen werken ook uitstekend in gedeelde postvakken. Dat is vooral handig als je met meerdere assistants of collega’s vanuit hetzelfde postvak werkt.

Let op: gedeelde postvakken moeten hiervoor eerst worden geconverteerd. Pas daarna kun je sjablonen gebruiken en gezamenlijk dezelfde standaard e-mails inzetten. Zo werk je echt uniform, ongeacht wie de mail verstuurt.

Hoe je dat conversieproces aanpakt en waar je rekening mee moet houden, leer je stap voor stap in mijn experttraining.

Zo maak je een sjabloon in de Nieuwe Outlook

Het aanmaken van een sjabloon is eenvoudig:

  1. Maak je e-mail zoals je die normaal zou maken

  2. Ga links boven naar tabblad Bestand

  3. Kies Sjablonen

  4. Klik op E-mail opslaan als sjabloon

  5. Geef je sjabloon een duidelijke naam en sla op

Dat is alles.

Een e-mail versturen vanuit een sjabloon

Heb je eenmaal sjablonen aangemaakt, dan gebruik je ze zo:

  • Klik op het pijltje onder Nieuwe e-mail

  • Kies E-mail van sjabloon

  • Selecteer het sjabloon dat je wilt gebruiken

De e-mail opent direct op je scherm. Je kunt ’m aanpassen waar nodig en versturen. Het sjabloon zelf blijft ongewijzigd.

Welke mails zijn ideaal als sjabloon?

Twijfel je waar je moet beginnen? Kijk eens naar:

  • e-mails die je wekelijks verstuurt

  • berichten met steeds dezelfde uitleg

  • standaard bevestigingen of follow-ups

Begin klein. Eén goed sjabloon levert vaak al direct tijdwinst op.

Tot slot

Sjablonen in de Nieuwe Outlook zijn een typisch voorbeeld van slim werken: weinig moeite, veel effect. Zeker als je met meerdere mensen samenwerkt of vanuit gedeelde postvakken mailt, wil je deze functie eigenlijk niet laten liggen.

Werk je dagelijks met Outlook en wil je dit soort functies goed en bewust inzetten, dan loont het om hier aandacht aan te besteden. In mijn Nieuwe Outlook experttrainingen laat ik zien hoe je sjablonen slim gebruikt, ook in gedeelde mailboxen.

✨ Slim werken werkt.

Succes!

Wilma