Outlook Taken zul je niet meer terugzien in de Nieuwe Outlook. Waar je voorheen werkte met taken in Outlook, komt nu alles samen in Microsoft To Do. Voor veel assistants en managers betekent dat anders werken, maar ook: meer overzicht en minder versnippering.
Waarom Microsoft To Do de vervanger is van Outlook Taken
Hoe meer je acties op één plek verzamelt, hoe minder versnippering en hoe minder stress je ervaart. In To Do zie je niet alleen de taken uit Outlook (mailgebonden acties), maar ook acties uit Teams, Planner en zelfs OneNote. Zo ontstaat één centrale plek waar alles samenkomt. Met een slimme truc voeg je zelfs je telefoonnotities toe.
Zo verzamel je acties in Microsoft To Do
Alles wat gedaan, opgepakt of onthouden moet worden (mails, afspraken, losse notities, toegewezen taken ) komt samen in To Do. Je hoeft dus niet meer te schakelen tussen lijstjes, mapjes of losse post-its, maar je hebt één compleet overzicht. Een paar mogelijkheden:
- Uit Outlook:
Vlag een e-mail en hij verschijnt automatisch in E-mails met vlag. Voeg een einddatum en notitie toe. Handig: de taak bevat een link naar het originele bericht. Je kunt ook een e-mail slepen naar Mijn dag of er een snelle stap voor maken.
- Uit Teams:
Maak een taak van een chatbericht. Die komt in je lijst Taken of in een eigen lijst. Zo’n lijst kun je ook delen met collega’s, handig als een actie samen opgepakt moet worden. - Uit Planner:
Alles wat aan jou is toegewezen, verschijnt automatisch in Toegewezen aan mij. Tip: gebruik Planner voor vergaderacties en wijs ze direct toe. - Uit OneNote:
Geef een alinea een Outlook-vlag en zie hem terug in To Do. Inclusief link naar de notitie zelf.
Slim werken met lijsten en Mijn dag
Naast de standaardlijsten maak je eenvoudig eigen lijsten. Denk aan een gedeelde lijst met je manager, een projectlijst of een Wachten op-lijst voor acties van anderen.
Daarnaast is er het Mijn dag venster: een overzicht van alles wat vandaag moet gebeuren. In de nieuwe Outlook sleep je e-mails naar Mijn dag. Zo creëer je focus en zie je in één oogopslag je prioriteiten.
Waarom dit belangrijk is voor managers en assistants
Overzicht geeft rust. Voor assistants is dat essentieel: je bewaakt niet alleen je eigen werk, maar vaak ook de acties van je manager of team. Hoe minder plekken je nodig hebt, hoe makkelijker je kunt managen.
Let op voor assistants en managers
In Microsoft To Do bestaan (nog) geen volledige machtigingen zoals bij Outlook Taken. Een assistant kan dus niet automatisch alles zien of beheren. Werken met gedeelde lijsten is op dit moment de beste en meest werkbare oplossing.
To Do helpt je. Je hoeft niet meer alles in je hoofd te bewaren of in verschillende systemen te zoeken. Eén lijst, één overzicht, één plek waar je alles terugvindt. Dat geeft rust.
training To Do op 3 maart (bijna vol) en extra training op 21 mei, 1,5 uur via Teams
Training en verdieping
Wil je Microsoft To Do goed leren inzetten in je dagelijkse werk als assistant?
Training Microsoft To Do voor Assistants
⏱ 1,5 uur online via Teams
Bekijk de actuele data en meld je aan
Daarnaast organiseer ik regelmatig een Microsoft 365 updates-webinar, waarin je in één uur weer helemaal bij bent over de belangrijkste veranderingen in Outlook, Teams en andere apps.
Bekijk de actuele data van de webinars
Ben je geen assistant en wil je toch leren werken met Microsoft To Do? Laat het me weten, dan kijken we samen wat past.
Conclusie: van Outlook Taken naar Microsoft To Do
Outlook Taken verdwijnen in de Nieuwe Outlook. In plaats daarvan werkt Microsoft met To Do als centrale plek voor al je acties.
Door klein te beginnen: een paar mails vlaggen, werken met Mijn dag en een eigen lijst aanmaken, bouw je stap voor stap een systeem dat overzicht geeft in plaats van extra werk.
Alles op één plek. Minder schakelen. Meer rust.
Geef een reactie