Outlook reageert niet? Of krijg je de melding not responding? Altijd op het verkeerde moment. Net als je even tempo wilt maken of juist denkt: zo, dat is afgerond.
Het vastlopen van Outlook is vaak geen toeval. In veel gevallen ligt de oorzaak dichterbij dan je denkt.
De belangrijkste oorzaak: te veel mappen
Eén van de grootste oorzaken van een vastlopende Outlook is het aantal mappen dat je gebruikt. In de loop van de jaren bouw je vaak een flinke mappenstructuur op. Zeker als je ook werkt met:
- het postvak van een manager
- gedeelde postvakken
- postvakken van collega’s
Dan moet Outlook al die mappen continu bijhouden. En dat kost simpelweg veel capaciteit. Het resultaat? Outlook wordt trager of loopt vast.
Minder mappen = stabielere Outlook
De oplossing is verrassend simpel: verminder het aantal mappen. Bij vrijwel iedereen die dit toepast, zie je direct verschil. Outlook wordt sneller en stabieler.
Maar dan komt de vraag:
Waar laat je al je e-mails en hoe hou je overzicht?
Gebruik de archiefmap in Outlook
Outlook heeft standaard een archiefmap en die is er niet voor niets. Je kunt e-mails hier snel naartoe verplaatsen:
- met de knop Archiveren in het lint
- of met Backspace
Dit werkt in zowel de klassieke Outlook als de nieuwe Outlook. Werk je in de webversie dan is de sneltoets E (ezelsbrug: Empty). Gebruik je de nieuwe Outlook? Dan heb je nog meer mogelijkheden.
Slim werken met swipe in de nieuwe Outlook
In de nieuwe Outlook kun je e-mails ook swipen:
- naar links om te verwijderen
- naar rechts om te archiveren (of andersom, wat jij instelt)
Dit ken je waarschijnlijk van je telefoon, maar het kan ook op je laptop als je een touchscreen hebt. Je stelt dit eenvoudig in via de instellingen van Outlook.
Geen mappen, maar categorieën
In plaats van mappen kun je werken met categorieën binnen je archiefmap. Outlook heeft 25 categoriekleuren die je kunt gebruiken. Je kunt kleuren ook meerdere keren inzetten. Categorieën kun je maken per thema (denk aan projecten of bepaalde vergaderingen) en werkprocesgericht (bijvoorbeeld ‘nog lezen’ of ‘wachten op’). Zet vervolgens je archiefmap op sorteren op categorie en gebruik de knop ‘Ga naar’ om snel te springen naar de juiste categorie of gebruik de uitgebreide zoekfunctie.
Tip: zet je belangrijkste categorieën bij Favorieten. Dan heb je ze altijd direct in beeld.
Minder organiseren, meer vinden
De zoekfunctie van Outlook is tegenwoordig zo goed, dat je je kunt afvragen of al die mappen nog wel nodig zijn.
Door te werken met:
- één archiefmap
- categorieën
- en de zoekfunctie
hou je het overzicht én voorkom je dat Outlook vastloopt.
Kleine beperking (voor nu)
Werk je in het postvak van een manager of collega? Dan kun je categorieën nog niet bij je Favorieten zetten. Mis je deze functie? Dan is het zeker de moeite waard om dit als feedback bij Microsoft in te dienen.
Outlook slimmer inrichten
Werk je dagelijks in Outlook en heb je het gevoel dat het slimmer kan? In mijn trainingen kijken we niet alleen naar dit soort praktische oplossingen, maar vooral naar hoe je Outlook zo inricht dat het écht voor je werkt. Minder gedoe, meer overzicht.
Experttraining nieuwe Outlook voor assistants
Training nieuwe Outlook voor iedereen
Conclusie
Heb je last van een Outlook die vastloopt of niet reageert? Je hoeft niet altijd IT te bellen. Kijk vooral naar hoe je Outlook gebruikt. Minder mappen, meer werken met archief en categorieën. Het klinkt simpel, maar het maakt een groot verschil.
Succes!
Geef een reactie