Werk je regelmatig in een gedeeld postvak, zoals info@, secretariaat@ of het postvak van een manager of collega? Dan herken je dit vast. Meerdere collega’s reageren op een e-mail en als jij later in de conversatie stapt, kost het soms tijd om weer precies te begrijpen wat er al besproken is. Microsoft breidt de mogelijkheden van Microsoft 365 Copilot (betaalde licentie) in Outlook verder uit. Microsoft heeft aangekondigd dat Copilot in Outlook ook beschikbaar komt voor gedeelde postvakken en voor postvakken van personen waarvoor jij gemachtigd bent.

Copilot in Outlook gebruiken in gedeelde postvakken

Tot nu toe werkte Copilot in Outlook vooral binnen je eigen postvak. Met deze uitbreiding kun je Copilot ook gebruiken wanneer je werkt in een gedeeld postvak of in het postvak van een manager waarvoor jij toegang hebt.

Je kunt Copilot dan bijvoorbeeld gebruiken om:

  • een lange e-mailconversatie te laten samenvatten

  • hulp te krijgen bij het schrijven van een conceptantwoord

  • snel te zien wat de belangrijkste punten in een gesprek zijn

  • weer overzicht te krijgen in een lopende e-mailconversatie

Dat is handig wanneer meerdere mensen vanuit hetzelfde gedeelde postvak werken, bijvoorbeeld bij een gedeeld postvak zoals info@ of secretariaat@.

Maar ook als je als assistant werkt in het postvak van een manager kan dit veel tijd schelen. Je ziet sneller wat er al besproken is en kunt makkelijker weer inhaken in een lopende e-mailconversatie.

Handig voor teams en assistants

In veel organisaties werken meerdere mensen vanuit één postvak. Denk aan assistants, supportteams, HR-afdelingen of projectteams.

Voor assistants is dit vaak dagelijkse praktijk. Je werkt niet alleen in je eigen postvak, maar ook (of zelfs vooral) in het postvak van een manager of een gedeeld postvak. Daardoor kan het soms lastig zijn om snel te zien wat er eerder is afgesproken of welke acties nog openstaan.

Met Copilot in Outlook kan het bijvoorbeeld makkelijker worden om sneller overzicht te krijgen in langere e-mailconversaties in gedeelde postvakken.

Benieuwd naar onze training Copilot speciaal voor assistants?

Machtigingen blijven hetzelfde

Volgens Microsoft gebruikt Copilot dezelfde machtigingen als Outlook. Dat betekent dat Copilot alleen informatie kan gebruiken waar jij zelf al toegang toe hebt.

Werk je in een gedeeld postvak, dan ziet Copilot dus alleen wat jij daar normaal gesproken ook kunt zien.

Wanneer kun je dit verwachten?

Volgens Microsoft staat de uitrol van deze uitbreiding voor gebruikers met betaalde Copilot licentie gepland vanaf het voorjaar van 2026. Zoals bij veel Microsoft 365-updates gebeurt dit gefaseerd. Het kan dus even duren voordat de functie bij jou zichtbaar wordt.

Wat kun je alvast controleren?

Voor deze uitbreiding hoef je niets te doen, de update komt vanzelf. Wel is het verstandig om te controleren of de machtigingen voor gedeelde en gedelegeerde postvakken binnen je organisatie goed zijn ingericht. Copilot gebruikt namelijk dezelfde rechtenstructuur als Outlook zelf. Microsoft werkt aan een artikel waarin zij aangeven wat de beste rechten/machtigingen hiervoor zijn. In Microsoft-documentatie wordt hierbij vaak gesproken over shared mailboxes in Outlook.

Nog even geduld, maar ik kijk ernaar uit deze update snel uit te proberen en alle informatie te verwerken in onze vakgerichte Copilot training!

Wilma