Werk je met terugkerende afspraken in Outlook, dan wil je overzicht. Je wilt niet alleen het volgende exemplaar zien, maar de hele reeks, inclusief uitzonderingen. In de Nieuwe Outlook was die mogelijkheid een tijdlang verdwenen, tot frustratie van veel gebruikers. Assistants wereldwijd hebben massaal feedback ingediend met als doel deze mooie functie weer terug te krijgen. in de Outlook agenda.
Je begrijpt het al, ik heb goed nieuws: ‘Alle exemplaren weergeven’ (show all instances) is terug in de Nieuwe Outlook agenda. Dat maakt het plannen en controleren van terugkerende afspraken weer een stuk werkbaarder.
De knop ‘Alle exemplaren weergeven’ was verdwenen
Toen veel organisaties met de Nieuwe Outlook gingen werken, was ‘Alle exemplaren weergeven’ aanvankelijk gewoon beschikbaar. Handig natuurlijk om je gehele reeks in één overzicht te hebben, inclusief alle uitzonderingen die je had gemaakt. Later verdween deze optie plotseling bij het openen van terugkerende afspraken. Je zag nog maar één exemplaar tegelijk, zonder overzicht van de reeks.
Vooral assistants liepen hier tegenaan. Even controleren hoe vaak een overleg terugkomt of waar uitzonderingen zaten, werd ineens omslachtig. Dit was geen bewuste gebruikersinstelling, maar een wijziging in de Nieuwe Outlook zelf. Inmiddels is de functie weer teruggebracht.
Wat doet ‘Alle exemplaren weergeven’ precies?
Met Alle exemplaren weergeven krijg je overzicht van:
-
alle afspraken binnen de reeks
-
eventuele uitzonderingen
-
de mogelijkheid om direct naar een specifiek exemplaar te gaan
In plaats van zoeken in de agenda zie je in één oogopslag hoe de terugkerende afspraak is opgebouwd. Dat klinkt simpel, maar het verschil in gebruiksgemak is groot.
Waarom dit belangrijk is bij terugkerende afspraken
Terugkerende afspraken zijn zelden statisch in de Outlook agenda. Er wordt verplaatst, geannuleerd en aangepast. Zonder overzicht zie je alleen losse puzzelstukjes.
Overzicht houden over een hele reeks afspraken
Je ziet direct of een reeks logisch is ingericht en waar afwijkingen zitten. Dat voorkomt verrassingen achteraf.
Terugkerende afspraken sneller controleren en aanpassen
Je hoeft niet meer per datum te zoeken in de agenda. Dat scheelt tijd en verkleint de kans op fouten.
Minder miscommunicatie in de agenda
Vragen als “hoe vaak is dit ook alweer?” of “wanneer stopt deze reeks?” beantwoord je direct vanuit het overzicht.
Zo werkt het in de Nieuwe Outlook agenda
Het werkt heel eenvoudig:
-
Open je Nieuwe Outlook agenda.
-
Dubbelklik op een terugkerende afspraak
-
Kies Alle exemplaren weergeven.
Je krijgt nu een overzicht van de volledige reeks en elk exemplaar is aanklikbaar.
Waarom je niet altijd alle exemplaren ziet bij terugkerende afspraken in de Nieuwe Outlook
Zie je deze optie nog niet? Updates in de Nieuwe Outlook worden gefaseerd uitgerold. Het kan dus zijn dat je nog niet aan de beurt bent.
Tot slot
De terugkeer van Alle exemplaren weergeven is een mooie verbetering in de Nieuwe Outlook agenda. Het maakt werken met terugkerende afspraken weer overzichtelijk. Er zijn meer voordelen die de Nieuwe Outlook biedt met het werken met terugkerende afspraken en nóg meer voordelen als je naar de Outlook agenda in zijn geheel kijkt. Werk je dagelijks met complexe agenda’s of gedeelde mailboxen, dan is het een must om dit soort functies goed te kennen. In mijn Nieuwe Outlook experttrainingen besteed ik hier uitgebreid aandacht aan.
Doe er je voordeel mee!
Whooop! dat is een lang gewenste toevoeging.
Dank voor het delen @wilmanedermeijer!